最近更新时间: 2018年8月20日

在GDPR时代发送个人数据-保持合规的3种方式

 在GDPR时代发送个人数据-保持合规的3种方式

GDPR 的引入已导致企业处理个人数据的方式发生了一些重大变化-特别是首先需要您证明权限或“正当理由”来处理数据。

 

但是,在共享包含该个人数据的文档时,您的义务又如何呢?

 

工资单是最明显的例子,法律要求包含工资单的详细信息。银行对帐单是另一种,通常由您的金融服务提供商发出,并带有大量识别信息。

 

如果您是一家小型企业,并且想要确保您的客户沟通和薪资单流程符合GDPR,则可以通过以下方式更安全地发送邮件…

 

 

通过电子邮件发送最佳做法

 

随着黑客和网络安全威胁的增加,许多企业担心通过电子邮件发送文档的风险。

 

您会很高兴地知道,GDPR中没有明确禁止您通过电子邮件发送个人数据的信息,但是强烈建议您采取措施保护您发送的数据,以避免代价高昂的违规行为。

 

密码保护附件(例如,工资单)至关重要。此密码对于收件人应该是唯一的,并且电子邮件应直接发送到收件人选择的电子邮件地址,而不是发送给多个用户共享的通用收件箱。

 

首先,为所有客户/雇员使用一个通用密码会否定密码保护的要点,并且确实会被视为违反GDPR的规定-因为您没有采取足够的步骤来提供最安全的数据环境。

 

 

私人发布

 

同样,GDPR法规中没有任何规定可以阻止您发布包含个人数据的文档。保险公司和银行一直在这样做,因此您不必担心在帖子中弹出个人详细信息。

 

也就是说,您应该尽一切可能确保数据到达正确的收件人,并且仅到达正确的收件人。

 

通讯应明确地针对特定的人,而不是简单的地址,并且信封上应标有“私人和机密”字样。

 

如果是工资单,您还可以投资购买专门的安全信封,该信封具有安全模式和防篡改封条,可以严格保密内容。

 

或者,您最好完全放弃纸张工资单……

 

 

云薪资和自助服务

 

正如我们所强调的那样,工资单是受GDPR影响最大的业务领域之一-众所周知,工资单的尽头可能会结束。

 

实际上,新的数据法律提出了一项建议,即公司为员工提供自助服务平台,使他们可以在云中安全,安全地访问工资单数据和其他文档。

 

在Inform,我们在一段时间内已经成为了成熟的云会计师,并且为您带来了云会计的灵活性和安全性优势,现在我们在薪资方面也是如此。

 

与我们完全外包 云薪资服务,我们将减轻您的薪水处理负担,同时为您的员工提供安全,远程的薪水信息访问,包括薪水单,联系方式和员工文档(例如员工合同和手册)。

 

借助您的员工可以随时随地访问(和编辑)他们的个人详细信息,您可以帮助简化员工体验,减轻HR的管理员压力并减少薪资错误-同时确保只有获得许可的人员才能查看私人薪水单数据。

 

有关更多信息,请查看我们的 云薪资页面 要么 给我们打电话 在0121 667 3882。

 

记得

GDPR 的意义远远超过我们在此讨论的要点-仅遵循这三个步骤绝不表示您的业务完全符合GDPR。

 

如果您需要有关GDPR的更多信息, 访问ICO网站  (ICO是英国数据保护的监管机构)。

   

 

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